Tổng hợp chi phí tổ chức sự kiện mà các doanh nghiệp cần nắm

Chi phí tổ chức sự kiện hợp lí là một trong những bước tính toán quan trọng đối với một sự kiện dù là lớn hay nhỏ. Nhằm để giúp cho khách hàng, cá nhân, doanh nghiệp dự trù được khoảng chi phí tổ chức sự kiện một cách tối ưu và hạn chế phát sinh nhất có thể. Bài viết hôm nay, Làm Bảng Hiệu Giá Rẻ sẽ chia sẻ đến bạn một chút kinh nghiệm về việc chuẩn bị chi phí tổ chức sự kiện hợp lí.

Tầm quan trọng của việc dự trù chi phí trong tổ chức sự kiện

Đối với công tác tổ chức sự kiện, tầm quan trọng của việc dự trù chi phí tổ chức sự kiện là một điều không thể bàn cãi. Việc kiểm soát chi phí và hạn chế được những chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện sẽ giúp cho ban tổ chức có thể hoạch định được những công việc diễn ra trong sự kiện. Từ đó, có thể giúp cho doanh nghiệp nhanh chóng xử lí được những vấn đề rủi ro phát sinh.

Hiện nay dịch vụ tổ chức sự kiện phát triển ở khắp mọi nơi như:

• Tổ chức sự kiện quận 9
• Tổ chức sự kiện quận Bình Tân
• Tổ chức sự kiện Bình Thạnh
• Tổ chức sự kiện Gò Vấp
• Tổ chức sự kiện quận 12
• Tổ chức sự kiện Bình Dương
• Tổ chức sự kiện quận 5,….

Tổng hợp các chi phí tổ chức sự kiện mà doanh nghiệp cần biết 

Trước khi muốn tạo nên một sự kiện có độ hiệu quả cao, bạn cần phải nắm vững các chi phí tổ chức sự kiện dưới đây:

Chi phí thuê địa điểm diễn ra tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức chắc chắn sẽ là một phần không thể nào thiếu trong việc dự trù chi phí tổ chức sự kiện. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ tự thuê địa điểm tổ chức sự kiện ở bên ngoài. Nguyên nhân là do những địa điểm này thường được trang bị với nhiều tiện ích phục vụ cho việc tổ chức sự kiện được một cách dễ dàng hơn là so với việc tự tổ chức tại công ty.  Các chi phí bắt buộc khi thuê địa điểm tổ chức bên ngoài bao gồm:

• Tiền đặt cọc trong địa điểm tổ chức
• Chi phí bảo hiểm sự kiện, bảo hiểm an toàn lao động
• Chi phí thuê bãi đỗ xe dành cho các khách mời sự kiện.

>>Xem Thêm: https://lambanghieugiare.vn/lam-bang-hieu-nho-dep/

Chi phí tổ chức sự kiện với các buổi tiệc, tráng miệng cho các khách mời

Chi phí cho các buổi tiệc diễn ra tại sự kiện là một trong những phần mà bạn không nên bỏ sót. Các buổi tiệc có thể chiếm đến 30-50% tổng chi phí của sự kiện. Với mức chi phí này sẽ còn tùy thuộc vào quy mô của sự kiện và chất lượng phần ăn mà các doanh nghiệp mong muốn.

Chi phí cho các nhân sự trong sự kiện

PG, lễ tân, PB, MC và các nhân sự thuê ngoài như hậu cầu, nhân sự hỗ trợ sự kiện,.. Đây đều là các bộ phận rất quan trọng để góp phần tạo nên độ thành công của sự kiện. Trường hợp, các doanh nghiệp có thể tận dụng các nguồn nhân lực trong một công ty để đảm nhận những vị trí này thì sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí tổ chức sự kiện.

Chi phí tổ chức sự kiện cho việc thuê ban nhạc, đội múa, ca sĩ, MC

Các tiểu mục giải trí thường được lồng ghép xuyên suốt các sự kiện để hạn chế được sự nhàm chán và giúp cho các khách hàng có thể cảm thấy thoải mái hơn.  Ngoài ra, để cho phần khai mạc và bế mạc của sự kiện được đặc sắc hơn, các tiết mục về văn nghệ là điều không thể thiếu. Vì thế, chi phí tổ chức cho các tiết mục văn nghệ, MC cũng là một điều bạn cần đặc biệt quan tâm.

Chi phí để thuê nhân sự sản xuất và nguyên liệu sản xuất

Đa phần, những chi phí để phục vụ công tác truyền thông cho những sự kiện. Các vật phẩm về catalog, standee, backdrop, standee,.. đều được thiết kế riêng theo các chủ đề. Vì thế, sẽ phải tốn chi phí thiết kế và chi phí sản xuất.

Bên cạnh đó, các nguyên liệu, vật liệu trang trí và những vật dụng được sử dụng trong sự kiện đều phải được liệt kê và lên kế hoạch một cách chi tiết. Thông thường, các khoảng chi phí thường sẽ chiếm từ 10-15% tổng chi phí tổ chức sự kiện.

Chi phí thuê âm nhanh ánh sáng và sân khấu

Sân khấu chính là một nơi cần được sự đầu tư một cách chỉnh chu và tạo điểm nhấn vì toàn thể chương trình sự kiện sẽ diễn ra tại sân khấu đó. Bên cạnh với sân khấu thì âm thanh và ánh sáng cũng có hai yếu tố để giúp cho sự kiện trở nên sôi nổi và đặc biệt hơn.

Chi phí quản lí tổ chức sự kiện

Đây là một phần chi phí dành cho đội ngũ nhân sự quản lí sự kiện. Để giúp cho chương trình được diễn ra một cách suôn sẻ và giảm thiểu được những rủi ro, chương trình sự kiện cần phải có những nhân sự để kiểm soát được những gì đang diễn ra. Thông thường, phần chi phí này thường sẽ chiếm từ 3-10% tổng chi phí tổ chức sự kiện.

>>Xem thêm: https://lambanghieugiare.vn/cong-ty-to-chuc-su-kien-doanh-nghiep/

Chi phí để dự phòng cho những trường hợp phát sinh

Mặc dù đã được lên kế hoạch cụ thể và chi tiết. Thế nhưng, không ai có thể lường trước được những phát sinh có thể xảy ra. Vì thế, bạn cần có những chi phí dự phòng để có thể xử lí được những vấn đề phát sinh.

Tùy thuộc vào tính chất và từng quy mô khác nhau của mỗi sự kiện, mà có thể có những mức dự trù chi phí tổ chức sự kiện phát sinh từ 5-10% tổng chi phí của toàn bộ sự kiện.

Cách tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện không phải ai cũng biết

Khi tổ chức một sự kiện, điều mà các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu đó chính là chi phí. Để tối ưu chi phí tổ chức sự kiện ở mức thấp nhất bạn cần lưu ý một số vấn đề sau đây:

• Xác định mức ngân sách cụ thể: Việc xác định mức ngân sách chính xác để tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn biết mình phải chi bao nhiêu cho các đầu việc nhỏ như thuê địa điểm tổ chức, trang trí sân khấu, quà tặng, khách mời,..và dự trù chi phí phát sinh hợp lý.
• Tìm kiếm nhà trợ: Đây cũng là cách hữu hiệu để tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện. Sự kết hợp giữa đơn vị tổ chức sự kiện và nhà tài trợ sẽ là mang lại lợi ích cho đôi bên, đồng thời cũng giúp bạn giảm một khoản chi phí đáng kể.
• Lựa chọn địa điểm thuê mặt bằng phù hợp: Bạn nên lên danh sách vị trí và giá cả của địa điểm điểm cho thuê mặt bằng tổ chức sự kiện, sau đó so sáng và lựa chọn nơi ưng ý với mức giá hạt dẻ nhất.
• Chọn công ty tổ chức sự kiện uy tín: Một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp không chỉ giúp sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp mà còn giúp bạn lên kế hoạch rõ ràng sao cho tối ưu chi phí nhất.

Vừa rồi, Làm Bảng Hiệu Giá Rẻ vừa chia sẻ đến bạn một vài kinh nghiệm để chuẩn bị chi phí tổ chức sự kiện hợp lí, chuyên nghiệp. Hi vọng sẽ giúp cho bạn có được những thông tin cần thiết. Làm Bảng Hiệu Giá Rẻ xin cảm ơn và chúc bạn thành công.

Thông tin liên hệ:

Website:  https://lambanghieugiare.vn/

Hotline:  036 368 9889 – 096 117 1113