Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Có thể nói, hiện nay, ngành tổ chức sự kiện đang ngày trở nên cực kỳ hot vì nhu cầu quảng cáo, hoạt động trong và ngoài trời của các doanh nghiệp đang tăng dần. Tuy nhiên, cụm từ tổ chức sự kiện vẫn còn khá mới với nhiều người cũng như không có quá nhiều người hiểu rõ quy trình tổ chức chuyên nghiệp bao gồm những bước nào. Ở bài viết sau, hãy cùng Làm bảng hiệu giá rẻ tìm hiểu chi tiết về tổ chức sự kiện là gì và quy trình tạo nên một chương trình sự kiện chuyên nghiệp là như thế nào nhé.

Thế nào là tổ chức sự kiện?

Sự kiện là một hoặc một chuỗi các hoạt động có chủ đích được diễn ra tại một thời điểm cụ thể do một cá nhân hay tổ chức làm chủ. Có 2 loại chính là: trong nhà và ngoài trời. Đây là một phương pháp khá hiệu quả giúp doanh nghiệp truyền tải những thông điệp ý nghĩa đến với khách hàng.

Tổ chức sự kiện là từ dùng để chỉ quy trình thực hiện toàn bộ những công việc để một chương trình có thể diễn ra tốt đẹp và suôn sẻ nhất. Quá trình này thường bao gồm các mục như: lên ý tưởng, thực thi,…

Lĩnh vực nào thường tổ chức sự kiện?

Hầu hết các lĩnh vực đều cần tổ chức các chương trình, từ thể thao, giải trí đến kinh doanh, thương mại,… Ngày nay, sự kiện đã đang và sẽ được xem như một ngành riêng biệt ở nhiều quốc gia. Nhiều trường đại học cũng xây dựng hệ thống kiến thức và xem chúng như một ngành học chính thống. Tuy nhiên, cũng có một số lĩnh vực đặc biệt cần đến như:

• Hội chợ kích cầu thương mại, hoạt động triển lãm nghệ thuật,…
• Lễ hội, buổi hòa nhạc,
• Hoạt động gây quỹ từ thiện, chương trình từ thiện, …
• Hội thảo chuyên đề, hội nghị, giao lưu
• Hoạt động giao lưu văn hóa,..
• Hoạt động khai trương, ra mắt, quảng bá thương hiệu

Để có được một chương trình thành công, các doanh nghiệp, cá nhân thường tìm đến sự hỗ trợ của những công ty, tổ chức chuyên nghiệp để hỗ trợ nhằm đảm bảo không có sai sót khi diễn ra hoạt động.

Vai trò chính của tổ chức sự kiện

Trong marketing, sự kiện đóng vai trò vô cùng quan trọng. Cụ thể như:

• Sự kiện là công cụ không thể thiếu trong những hoạt động marketing offline nhằm quảng bá, tiếp thị sản phẩm.
• Là hoạt động truyền tải thông điệp hữu ích cho những doanh nghiệp, cửa hàng mới khai trương
• Góp phần thu hút sự chú ý của đối tượng khách hàng mục tiêu
• Tạo sức hút cho thương hiệu, dịch vụ hay sản phẩm. Từ đó mang lại doanh thu cho doanh nghiệp.
• Tác động tích cực đến hình ảnh của thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ trên thị trường.

Các bước để tổ chức một chương trình sự kiện

Để xây dựng một chương trình tổ chức sự kiện thành công và không có nhiều sai sót thì trước tổ chức, các doanh nghiệp thường tập trung thuê các công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, giá rẻ. Hoặc họ cần phải xây dựng một quy trình làm việc rõ ràng. Lập kế hoạch, chuẩn hóa, tối ưu các bước thực hiện sự kiện để làm tốt mọi khâu chính là điều kiện tiên quyết cho một chương trình sự kiện diễn ra tốt đẹp.

Giai đoạn trước sự kiện

Sau khi tiếp nhận những mong muốn, nguyện vọng từ khách hàng, các chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ tiến hành lên kế hoạch, bao gồm âm thanh, hình ảnh, quy trình vận chuyển, thi công,… cũng như các phương án dự phòng cho sự cố.

Giai đoạn chạy chương trình

Giai đoạn này chủ yếu thực thi các kế hoạch đã lên từ trước như lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng,.. Sau đó, kiểm tra các hạng mục, tổng duyệt chương trình và đón tiếp khách đến, khai mạc chương trình,…

Trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, các chuyên viên cũng sẽ quản lý, theo dõi tiến độ cũng như điều hành chúng diễn ra đúng kịch bản.

Giai đoạn sau sự kiện

Xúc tiến, đẩy mạnh truyền thông quảng bá thương hiệu trong chương trình

Tạo mối quan hệ với khách hàng

Chăm sóc khách hàng để tăng tỉ lệ quay lại ở những hoạt động sau

Giải quyết các vấn đề sau sự kiện

Các vấn đề về kinh phí tổ chức sản phẩm

Khắc phục sự cố, thiếu xót để rút kinh nghiệm cho những hoạt động sau

Xem thêm: Chi phí tổ chức sự kiện

Song Long group – Đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp, uy tín tại HCM

Song Long group là công ty chuyên cung cấp các giải pháp thiết kế, thi công tổ chức sự kiện giá rẻ cho công ty, doanh nghiệp. Với năng lực triển khai hơn 900+ dự án trong suốt 9 năm hoạt đông kinh doanh, Song Long group là doanh nghiệp được nhiều khách hàng tin tưởng, đồng hành trong suốt hành trình xây dựng thương hiệu, quảng bá sản phẩm thông qua các sự kiện, bảng hiệu thiết kế, băng rôn,…

Hiện tại Song Long Group – Làm Bảng Hiệu Giá Rẻ đã phủ sóng tất cả địa bàn TPHCM về dịch vụ tổ chức sự kiện như là:

• Tổ chức sự kiện Quận Bình Tân
• Tổ chức sự kiện Quận 9
• Tổ chức sự kiện Quận 12
• Tổ chức sự kiện Bình Dương
• Tổ chức sự kiện Thủ Đức

Với năng lực chuyên môn cao, được đánh giá qua các sản phẩm thiết kế 2D, 3D chuyện, độ đo đạc chính xác cao và thời gian thi công nhanh, chúng tôi cam kết mang lại sự hài lòng tuyệt đối cho từng khách hàng.

Thông tin liên hệ:

Website: https://lambanghieugiare.vn/

Hotline: 036 368 9889 – 096 117 1113